Ako správne zostaviť report pre primárov lôžkových oddelení ?

Otázka, ktorá sa rieši v zdravotníckom zariadení pomerne často. Ako by mal vyzerať správny mesačný report pre primára lôžkového oddelenia ?

Nároky na tento report sú vysoké, pretože by mal byť zrozumiteľne, jasne, výstižne, zaujímavo a hlavne ekonomicky tak správne napísaný, aby mu pochopil aj užívateľ, ktorý nie je ekonóm a nikdy sa s ekonomikou nestretol.

Prostredníctvom tohto článku prinášam krátky návod ku tomu, ako takýto report správne zostaviť, ako ho prezentovať a ako si správne uchovávať dáta tak, aby bol report jednoducho aktualizovateľný.

1. Kľúčové ukazovatele

Ako prvé je veľmi dôležité stanoviť si kľúčové ukazovatele. Treba si jasne povedať a spolu s primárom lôžkového oddelenia vydiskutovať, za aké ukazovatele bude zodpovedný, čo jednotlivé ukazovatele znamenajú, odkiaľ budú čerpané dáta pre vyhodnocovanie týchto ukazovateľov a aká bude ich periodicita vyhodnocovania. Pri stanovovaní kľúčových ukazovateľov treba brať do úvahy typ vykazovania zdravotníckych dát, či sú dáta vykazované podľa metodiky DRG alebo podľa inej, nemocnicou stanovenej metodiky. Vhodná je kombinácia použitia DRG metodiky spolu s metodikou nemocnice, ktorá môže byť pre rôzne lôžkové oddelenia iná. 

2. Referenčné hodnoty

Veľmi dôležitá časť reportu na ktorú sa vo väčšine prípadov zabúda, je stanovenie referenčných hodnôt. Referenčné hodnoty môžeme dostať z analýzy minulých období, ktoré sú svojou štruktúrou poskytovaných výkonov porovnateľné ako aktuálne analyzované obdobie. Referenčné hodnoty si však netreba zamienať s hodnotami, ktoré sú stanovené vo výkonovom a finančnom pláne. Tieto plány by mali byť práve zostavené na základe referenčných hodnôt, kdežto pri vykazovaní referenčných hodnôt môžeme pracovať s určitým hodnotovým rozpätím, resp. smerodajnými odchýlkami. Práve na základe referenčných hodnôt si vie používateľ reportu vytvoriť rýchly obraz o stave vykazovaného pracoviska.

3. Stanovenie maximálneho rozsahu

Primárov, resp. zodpovedných pracovníkov jednotlivých pracovísk nebaví čítať siahodlhé analýzy o hospodárení a produkcií ich pracoviska. Report by preto mal byť maximálne na 5 strán A4 spolu s titulnou a záverečnou stranou, t.j. 3 strany obsahu s prezentovanými dátami. V prípade, že by však predsa len niekto požadoval detailnejšiu analýzu, treba na záver celého reportu napísať kontakt na pracovníka, ktorý report zostavil a je zodpovedný za vykazované dáta. Používateľ reportu sa tak môže kedykoľvek obrátiť na zostavovateľa reportu so žiadosťou o podrobnejšie zobrazenie dát. 

4. Výber vhodného grafického zobrazenia a nástroja na reportovanie

Pokiaľ je čo i len trochu možné, resp. je to v možnostiach zdravotníckeho zariadenia, treba na zostavovanie reportov zvoliť vhodný nástroj, prostredníctvom ktorého budú zostavované. V praxi najviac používaným nástrojom je logicky MS Excel, nakoľko prostredníctvom neho sa v prostredí controllingu spracovávajú všetky dáta. Treba však myslieť nato, že výsledný report by mal byť čo najviac interaktívny, intuitívny a ľahko zostaviteľný, rovnako ako aj ľahko aktualizovateľný. Existuje množstvo nástrojov na zostavovanie reportov, ktoré spĺňajú vyššie uvedené požiadavky. V konečnom dôsledku je to však na rozhodnutí zostavovateľa reportu, moje odporúčanie však je, nie za každú cenu ako reportovací nástroj používať MS Excel. MS Excel by mal slúžiť pre spracovanie dát a ako samotná databáza pre reportovací systém. Nižšie pod týmto článkom môžete vidieť návrh takého reportu, ktorý je zostavený prostredníctvom služby „infogram“, ktorá je napojená na môj vlastný zdroj dát, ktoré sa nachádzajú v exceli. Aktualizácia dát je tým pádom jednoduchá, interaktivita zabezpečená, intuívne prostredie je taktiež k dispozícií a výsledky efekt je profesionálny. Kľudne sa nechajte inšpirovať. No a ako je to teda s tým farebným rozhraním ? Množstvo dnes už aj profesionálnych reportov málokedy dodržuje farebnú škálu, ktorá robí report takpovediac „tým pravým orechovým“, t.j. nevzbudzuje u používateľa rôzne zmiešané pocity pri pohľade na pestrofarebné rozhranie. V prípade, že má spoločnosť vlastný zaužívaný dizajn s brandingom treba výlučne použiť ten. Každý verejne publikovateľný report, či len medzi zamestnancami alebo smerom ku verejnosti je vizitkou profesionality a odborného prístupu. Dajte si preto na tom záležať a v prípade, že vo svojom reporte nebudete používať farby vašej spoločnosti, použite maximálne päť rôznych farieb, pričom každá z farieb bude zdôrazňovať a poukazovať na inú časť reportu. A čo je najdôležitejšie, farby použité vo svojom prvom reporte treba používať vo všetkých ďalších.